1. Hazırlık her şeydir
The Perfect Meeting Book hem toplantı hazırlığı hem de toplantının kendisi için idealdir. Her toplantıdan önce sağlanan kontrol listesi kullanışlı ve takip etmesi kolaydır. Ayrıca, gerekli ayrıntıları ve görevleri not etmek için yeterli alan vardır.
2. Gündem maddeleriyle çalışın Bir toplantı düzenlerken, bir gündem
hazırlamak her zaman faydalıdır . Bu, katılımcıların tartışma konularının ne olacağını bilmelerini ve toplantıya önceden hazırlanmalarını ve toplantı sırasında diğer konular tarafından dikkati dağılmadan önemli noktalara odaklanmalarını sağlar.
3. Konuya girin
Zaman paradır! Çoğu zaman toplantılar geç biter ve buna gerek yoktur. Neyin tartışılması ve kararlaştırılması gerektiğini önceden bilin. Unutmayın: mükemmel bir toplantı ortalama 45 dakika sürer.
4. Telgraf stilini kullanın
Not alırken tam cümleleri yazmakta boğulmadığınızdan emin olun. Daha sonra net toplantı tutanakları yazabilmeniz için yeterince net olan anahtar kelimelerle çalışın.
5. Belgeler önemliyse, yazdırın ve ciltleyin
Toplantıdaki noktaları ve tartışmaları tekrarlamak için çok uzun süre beklemeyin. Tutanakları ciltli bir belge olarak sunun . E-postayla gönderilen toplantı tutanakları e-posta gelen kutusunda hızla kaybolur. Ciltli bir belge kişinin masasında kalır ve boş zamanlarında gözden geçirmeleri için kolayca erişilebilir ve kolayca çöp kutusuna atılmaz.